TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Suomen Japanin instituutin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste, joka koskee Suomen Japanin instituutin asiakasrekisteriä.
Päivitetty: 22.8.2023
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Japanin Instituutin säätiö sr.
Y-tunnus: 1483925-3
PL 1, 00097 Taideyliopisto
Suomen Japanin instituutti
2. Rekisteriasioiden tietosuojavastaava
Instituutin johtaja, Anna-Maria Wiljanen
info@finstitute.jp
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja laillisuusperuste
Suomen Japanin instituutin ja Suomen Japanin Instituutin säätiön toiminnasta ja tapahtumista viestimistä varten. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
- Henkilön suostumus
- Sopimus, jossa rekisteröity osapuoli
- Laki
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
4. Rekisterin tietosisältö
Henkilön perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, joissakin tapauksissa myös postiosoite ja puhelinnumero, ohjelmakiinnostus sekä lisäksi mahdollinen yhteydenottokielto.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Yhteystietoja kerätään seminaarien, tapahtumien ja yksittäisten tapaamisten yhteydessä mm. käyntikorteista, sähköpostiviestien allekirjoituksista tai kun henkilö ilmoittautuu instituutin järjestämään tapahtumaan. Tietoja voidaan saada myös julkisista tieto- ja verkkolähteistä sekä printtilehdistä.
6. Tietojen siirtäminen
Tietoja ei luovuteta Suomen Japanin instituutin ja sitä hallinnoivan säätiön henkilökunnan ulkopuolelle. Poikkeustapauksessa tietoja voidaan siirtää palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne koskevat tai ovat instituutin toteuttamien palveluiden kannalta välttämättömiä.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Pääsy rekisteriin on ainoastaan instituutin johtajan nimeämillä henkilöillä.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se henkilötiedon tässä selosteessa kuvatun käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjä päivittää rekisterin (oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon tai niiden säilyttämisen tarpeellisuuden) kerran vuodessa.
9. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa häntä koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan instituutin nimeämälle rekisteriyhteyshenkilölle.
10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan virheelliset tiedot. Tiedonkorjauspyyntö tehdään instituutin ja sitä hallinnoivan säätiön rekisteriyhteyshenkilölle. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tai ilmoitetaan mahdollisesta viivästymisen syystä.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn milloin tahansa. Mahdolliset suostumuksen peruutukset pyydetään ystävällisesti lähettämään kirjallisesti ja allekirjoitettuna sähköpostitse osoitteeseen: info@finstitute.jp
12. Automaattinen päätöksenteko
Rekisteriä ei käytetä automaattisen päätöksenteon pohjana ilman erikseen pyydettävää suostumusta.