Tietosuojaseloste

Photo
Location
Meistä - Tietosuojaseloste
Share
Facebook / Twitter

TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Suomen Japanin instituutin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste, joka koskee Suomen Japanin instituutin asiakasrekisteriä.

Päivitetty: 22.8.2023

EU:n tietosuoja-asetus 2016/679

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Japanin Instituutin säätiö sr.

Y-tunnus: 1483925-3

PL 1, 00097 Taideyliopisto

Suomen Japanin instituutti

2. Rekisteriasioiden tietosuojavastaava

Instituutin johtaja, Anna-Maria Wiljanen

info@finstitute.jp

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja laillisuusperuste

Suomen Japanin instituutin ja Suomen Japanin Instituutin säätiön toiminnasta ja tapahtumista viestimistä varten. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

  • Henkilön suostumus
  • Sopimus, jossa rekisteröity osapuoli
  • Laki
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

4. Rekisterin tietosisältö

Henkilön perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, organisaatio, sähköpostiosoite, joissakin tapauksissa myös postiosoite ja puhelinnumero, ohjelmakiinnostus sekä lisäksi mahdollinen yhteydenottokielto.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Yhteystietoja kerätään seminaarien, tapahtumien ja yksittäisten tapaamisten yhteydessä mm. käyntikorteista, sähköpostiviestien allekirjoituksista tai kun henkilö ilmoittautuu instituutin järjestämään tapahtumaan. Tietoja voidaan saada myös julkisista tieto- ja verkkolähteistä sekä printtilehdistä.

6. Tietojen siirtäminen

Tietoja ei luovuteta Suomen Japanin instituutin ja sitä hallinnoivan säätiön henkilökunnan ulkopuolelle. Poikkeustapauksessa tietoja voidaan siirtää palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne koskevat tai ovat instituutin toteuttamien palveluiden kannalta välttämättömiä.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Pääsy rekisteriin on ainoastaan instituutin johtajan nimeämillä henkilöillä.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se henkilötiedon tässä selosteessa kuvatun käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjä päivittää rekisterin (oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon tai niiden säilyttämisen tarpeellisuuden) kerran vuodessa.

9. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa häntä koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan instituutin nimeämälle rekisteriyhteyshenkilölle.

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan virheelliset tiedot. Tiedonkorjauspyyntö tehdään instituutin ja sitä hallinnoivan säätiön rekisteriyhteyshenkilölle. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta tai ilmoitetaan mahdollisesta viivästymisen syystä.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn milloin tahansa. Mahdolliset suostumuksen peruutukset pyydetään ystävällisesti lähettämään kirjallisesti ja allekirjoitettuna sähköpostitse osoitteeseen: info@finstitute.jp

12. Automaattinen päätöksenteko

Rekisteriä ei käytetä automaattisen päätöksenteon pohjana ilman erikseen pyydettävää suostumusta.