Dataskydds­beskrivning

Integritetspolicy

Detta är Finlandsinstitutet i Japans dataskyddsbeskrivning i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR), som tillämpas på Finlandsinstitutet i Japans kundregister.

Uppdaterad: 12.5.2025

EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679

1. Registeransvarig

Stiftelsen för Finlands institut i Japan

FO-nummer: 1483925-3

P.O. Box 1, 00097 Konstuniversitetet

Finlands institut i Japan

2. Dataskyddsombud för registret

Direktör för institutet, Jaakko Nousiainen

info@finstitute.jp

3. Ändamålet med och lagenligheten i behandlingen av personuppgifter

För att informera om Finlandsinstitutet i Japans och Finlandsinstitutet i Japans stiftelses verksamhet och evenemang. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är

- Samtycke från den enskilde

- Avtal som den registrerade är part i

- Allmän dataskyddslag (GDPR)

- Den personuppgiftsansvariges berättigade intresse

4. Registrets datainnehåll

Grundläggande personuppgifter, såsom namn, befattning, organisation, e-postadress, i vissa fall även postadress och telefonnummer, programintresse och därutöver eventuella avanmälningar.

5. Regelbundna uppgiftskällor

Kontaktuppgifter samlas in i samband med seminarier, evenemang och enskilda möten, t.ex. från visitkort, e-postsignaturer eller när en person anmäler sig till ett evenemang som anordnas av institutet. Information kan också inhämtas från offentlig information och onlinekällor samt från tryckta medier.

6. Överföring av uppgifter

Ingen information kommer att lämnas ut utanför personalen på Finlandsinstitutet i Japan och den stiftelse som förvaltar det. I undantagsfall kan uppgifter överföras till tjänsteleverantörer endast i den utsträckning som det gäller eller är nödvändigt för de tjänster som tillhandahålls av institutet.

7. Principer för skydd av registret

Tillgång till registret är begränsad till personer som utsetts av institutets direktör.

8. Lagringsperiod för personuppgifter

Personuppgifterna kommer att sparas så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna används enligt beskrivningen i detta meddelande. Den personuppgiftsansvarige uppdaterar registret (rättar, raderar eller kompletterar registret med personuppgifter som är felaktiga, onödiga, ofullständiga eller inaktuella med hänsyn till ändamålet med behandlingen eller behovet av att bevara dem) en gång per år.

9. Rätt till inspektion

Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter som rör honom eller henne. Begäran om kontroll skall riktas till det dataskyddsombud som utsetts av institutet.

10. Rätt att begära rättelse av uppgifter

Den registrerade har rätt att begära att den registeransvarige rättar felaktiga uppgifter. Begäran om rättelse ska riktas till kontaktpersonen i registret för institutet och den stiftelse som förvaltar det. Begäran ska besvaras inom en månad från mottagandet eller så ska skälet till eventuell försening meddelas.

11. Övriga rättigheter i samband med behandling av personuppgifter

Registrerade personer har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke till behandling av sina personuppgifter. Återkallelse av samtycke ska ske skriftligen och undertecknas via e-post till: info@finstitute.jp

12. Automatiskt beslutsfattande

Registret kommer inte att användas som grund för automatiserat beslutsfattande utan uttryckligt samtycke.